Documents papier en originaux numériques
Créez facilement des FICHIERS PDF juridiquement authentiques grâce au processus breveté DocuTrail
Enlevez l'obstacle à votre transformation numérique : le papier. Prenez des années, des décennies - des siècles, même - de documents papier et convertissez-les en originaux numériques grâce à notre processus de numérisation juridiquement authentique. Ensuite, détruisez votre papier.
Les documents papier ont la valeur juridique la plus élevée dans un tribunal parce qu'ils sont considérés comme des originaux.
Et si vous pouviez créer un document numérique identique à la version papier, numérisé de la manière la plus sécurisée possible?
DocuTrail non seulement répond, mais dépasse, les normes de numérisation. Le résultat est un PDF juridiquement authentique. Il devient le document original aux yeux de la loi, car sa valeur est encore plus grande que la version papier d'où il provient.
Avec les originaux numériques, le document papier devient la copie, vous n'avez donc plus besoin de les conserver. Vous pouvez choisir de les archiver, mais ce n'est plus nécessaire. Vous pouvez détruire vos documents papier et devenir une organisation sans papier. Les seuls documents que vous devez conserver sur papier pendant une période spécifiée sont ceux légalement requis par la loi, tels que les documents fiscaux.
Pour tous les autres documents numérisés par d'autres fournisseurs, vous devez toujours conserver 100% des papiers, car ils sont toujours les originaux. Avec DocuTrail, vous n'aurez qu'à conserver environ 2 à 5% des documents papier, et uniquement pour la période requise par la loi.
Les documents peuvent être créés numériquement, mais qu'advient-il des processus et des rôles qui reposent toujours sur le papier? Tant que toutes les informations ne sont pas dans le même format, votre transformation numérique ne peut pas avoir lieu. Vous pouvez compter sur DocuTrail pour numériser vos documents papier passés, présents et futurs afin de créer une mémoire institutionnelle transparente.
Inconvénients du papier
1. Coût élevé de l'entreposage et de la récupération des documents
2. Travail et temps pour trouver, cataloguer et conserver des documents papier
3. Le stress de recréer des documents papier perdus ou détruits
4. Le fardeau pour l'environnement par la production, le transport et le recyclage du papier
5. Avec quelle facilité le papier peut être détruit, que ce soit par accident, catastrophe naturelle ou mauvais acteurs
Chaque entreprise a des documents papier, qu'il s'agisse de documents hérités ou de documents actifs - qui devrait être responsable de leur gestion et de leur organisation?
Que se passe-t-il lorsqu'une entreprise devient complètement distante? Certaines personnes apportent du papier à la maison avec eux, mais qu'en est-il de ceux qui vivent loin du bureau, peut-être même à l'autre côté du monde? Le travail hybride et le travail à distance sont tous deux là pour rester, de nouveaux processus doivent donc être en place pour traiter le papier.
Changer votre façon de faire des affaires
Retirez-vous de la mainmise du papier. Les documents papier vous lient à des emplacements physiques en raison des besoins de stockage et de traitement; la récupération, le transport et l'entreposage de documents grugent vos budgets et vos profits; le capital humain nécessaire pour rechercher, récupérer et confirmer visuellement les documents les éloigne des tâches plus importantes.
Travailler avec des documents n'importe où, à n'importe quelle heure du jour (ou de la nuit)
Stockez vos documents dans le cloud, à une fraction du coût de stockage du papier
Trier facilement les documents à l'aide de structures de fichiers complètes, de balises et d'indexation
Trouvez le document exact dont vous avez besoin immédiatement en utilisant la technologie OCR
Avantages de DocuTraiI
- Nous créons des fichiers PDF de haute qualité qui conservent le format et la disposition identiques des documents papier
- Les pdf numériques sont consultables par OCR, métadonnées et texte
- La technologie Adobe XMP encapsule automatiquement un document numérisé avec des métadonnées pendant le processus de numérisation
- Travaillez avec les fournisseurs vérifiés de DocuTrail, formés au processus de numérisation Créer des originaux numériques, vous permettant de détruire les copies papier (ne conservez que celles requises par la loi)
- Le gestionnaire d'analyse est vérifié.
- Le processus d'analyse est standard, mais le logiciel Docutrail crée un lien vers Clawd où les certifications et les métadonnées à jour sont appliquées automatiquement.
- Les fichiers PDF peuvent être stockés sur :
- Le cloud d'un client
- Notre cloud
- Les métadonnées des FICHIERS PDF peuvent également être stockées dans le blockchain pour assurer un parcours transparent, un stockage sécurisé et offre l'assurance que les documents ne peuvent pas être modifiés.
- Est conforme aux exigences de métadonnées ISO 13028 (processus de numérisation de dématérialisation) et ISO 16684.
- Les certificats de signature numérique suivent les règles PAdES, et tous les fichiers PDF sont conformes aux normes ISO 32000 et ISO 19005.
- Les fichiers PDF sont conformes aux normes ISO 32000 et ISO 19005.
- L'intégrité du document est conforme aux normes ISO 15489 et ISO 27001.
- Nous utilisons Microsoft Azure comme stockage cloud, qui répond à un large éventail de normes de conformité internationales et spécifiques à l'industrie, telles que le Règlement général sur la protection des données (RGPD), ISO 27001, HIPAA, FedRAMP, SOC 1 et SOC 2, ainsi que des normes spécifiques à chaque pays, y compris le PARI Australien, le G-Cloud Britannique et le MTCS de Singapour. Des audits tiers rigoureux, tels que ceux effectués par le British Standards Institute, vérifient le respect par Azure des contrôles de sécurité stricts prescrits par ces normes.
- Conforme à la norme PDF/A-3u.
